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メーリングリストサービス(HUC12)

このページでは、メーリングリストサービスについて説明します。

目次

サービス概要

メーリングリスト(以下ML)とは、1つの特定のメールアドレスにメールを出すと、登録されたメンバー全員にそのメールが配送されるシステムです。

  • 個人アカウントを持っている常勤の教職員(以下の職種)の方がMLを作成でき、管理者となります。

    役員、大学教員、専修学校教員、附属学校教員、一般職員、技術職員、技能・労務職員、教務職員、海事職員、看護職員、医療職員、フルタイム契約職員、パートタイム契約職員

  • 管理者は「管理者/副管理者編集・ML削除・メンバー編集・設定変更」ができます。
  • 個人アカウントを持っている方が副管理者になれます。副管理者は「メンバー編集・設定変更」ができます。
  • 管理者・副管理者は複数登録できます。
  • MLのメンバーに学外者(広大メール以外のメールアドレス)を登録することもできます。
  • 「ML宛のメールを受信するメンバー」・「ML宛にメールを送信できるメンバー」をそれぞれ登録できます。

新規作成方法


1.「メディアセンター利用登録システム」にアカウントでログイン

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2.アカウント情報詳細(Account Information)画面

左メニュー[メーリングリスト]をクリックします。

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3.メーリングリスト一覧表示画面

利用しているMLがある場合は一覧が表示されます。
新規に作成する場合は [メーリングリスト登録申請] をクリックします。

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4.メーリングリスト登録申請画面

必要事項を入力します。入力後は [申請] をクリックします。

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  1. メーリングリスト名の条件
    ・1文字以上、20文字以下
    ・半角の英字(小文字のみ)、数字
    、または半角マイナス記号(-)
    ・始めの文字は必ず英字
  2. 利用目的はできるだけ詳細にご記入ください。
  3. Subject表示用メーリングリスト略称
    ・メールの件名に [xxx:1] と表示される xxx の部分です。

    ・1文字以上、20文字以下の半角の英字(大文字小文字)、数字
    、または半角マイナス記号(-)

    ・省略した場合はML名となります。
  4. 通番
    ・メールの件名に [xxx:1] と表示されるメールの通し番号 (1の部分) です。

    ・ここでは開始番号を設定できます。初期設定は "1" です。
  5. エラーメール送信先メールアドレス
    ・メール送信が失敗した際に、エラーメールが届くアドレスです。

    ・初期設定は申請者の広大メールアドレスになっています。
  6. ML宛に届いたメールの返信先の設定です。
    ・“設定する” にチェックがある場合、届いたメールに返信するとML宛に返信が送られます。
    (メールソフトの動作に依存します)
※申請があった日より2日以内(土日祝は除く)に申請の受理を行います。
※ML登録完了のメールが管理者の広大メールアドレス宛に送信されます。

基本的な操作方法

1.「メディアセンター利用登録システム」にアカウントでログイン

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2.アカウント情報詳細(Account Information)画面

左メニュー[メーリングリスト]をクリックします。

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3.メーリングリスト一覧表示画面

利用しているMLの一覧が表示されます。
[メーリングリスト名] をクリックするとメーリングリスト詳細画面が表示されます。

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4.メーリングリスト情報詳細画面

選択したMLの情報詳細が表示されます。

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5.メーリングリストメンバー編集画面

4の画面上部の[メーリングリストメンバー編集]をクリックするとメンバー編集の画面になります。

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編集したい方を選択します。

  • ML宛のメールを受信するメンバー(actives)
  • ML宛にメールを送信できるメンバー(members)

 ・メンバーアドレス入力画面内に、メンバーのメールアドレスを一行ごとに入力します。
  最後は必ず改行します。編集したら [更新] をクリックします。(アドレス数制限なし)

 ・ML宛にメールを送信できるメンバーを特に指定しない場合 +  とだけ入力します。
  ※ML新規作成時には、この設定になっています。

 ・actives や members を記述する際、#以降をコメントとみなす機能も利用できます。

 ・membersの判定は、ヘッダの「From:」で行われます。

 ・「ML宛にメールを送信できるメンバー」を指定した場合、指定以外のアドレスから送信すると送信者にエラーメールが返送されます。エラーメールの内容は以下です。(2013年11月21日運用変更)

	From: ML名称-owner@ml.hiroshima-u.ac.jp
	Subject:送信した元メールのsubject
	本文  Your message was rejected
	       (または)
         このメーリングリストへの投稿が許されていません。
         投稿は自動的に拒否されました。

        添付  送信した元メール

 

6.メーリングリスト設定変更画面

4の画面上部の[メーリングリスト設定変更]をクリックすると設定変更の画面が表示されます。
変更後は [変更] をクリックします。

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  • [Subject表示用メーリングリスト略称] は、MLの件名に表示されるMLの略称を変更できます。
  • [通番開始番号] は、MLの件名に表示されるMLの通番の開始番号を変更できます。
  • [エラーメール送信先メールアドレス] は、MLでエラーが起こったときにエラーメールが送られるアドレスを設定できます。通常は管理者ですが、管理者が変更になったときには、ここのアドレスも変更してください。
  • [Reply-Toにメーリングリストアドレスを設定する]は、MLから来たメールに返信するときに、「設定する」にすると、返信先がMLのアドレスになり、「設定しない」にすると、返信先が送信者のアドレスになります。

7.メーリングリスト管理者/副管理者の編集・メーリングリスト削除・自主ロック/ロック解除

メーリングリスト情報詳細画面内の各種管理ボタンで設定を行います。

  • [メーリングリスト管理者/副管理者の編集]をクリックすると管理者、副管理者の編集画面が表示されます。
  • MLを廃止したい場合は[メーリングリスト削除]をクリックします。
    内容を確認した上で[OK]ボタンをクリックしてください。
  • MLの利用を一時停止したい場合は[自主ロック/ロック解除]をクリックします。
    内容を確認した上で[OK]ボタンをクリックしてください。一時停止したMLを再開する場合も同じです。

利用上の注意

  • 管理者が離籍後30日間は削除猶予状態となります(延長申請をすれば90日まで延長可能)。この削除猶予期間中は、MLはそれまでと同様に使えます。管理者を変更しないまま削除猶予期間が過ぎると、MLは削除されます。この期間内に必ず新管理者の登録を行ってください。 また、複数の管理者の設定を行っておくことをお勧めします。
  • MLは、送信者から直接受信者に配送されるのではなく、MLのサーバを中継することになります。この仕組みが原因で、不正な中継とみなされて配送できない場合があります。
    • 携帯電話・スマートフォンでは、迷惑メールと認識されることがあります。必要に応じてなりすましメール拒否の解除などが必要になることがあります。
    • From(差出人)が 「yahoo.com」 の方がこのメーリングリストに送信した場合、受け取りメンバーに 「yahoo.com」 があると、そのメンバーには配送されないようです。yahoo.com の仕様 (DMARCのポリシー)です。(2014年10月確認)。aol.comも同様(2016年3月確認)
  • 広大メール(Office365)で受信する場合、MLで受け取ったメールをウエブメールで不用意に迷惑メールとしてマークすると、以降のメールが全て迷惑メールと判定される恐れがあります。
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