退職などで広島大学を離籍される方は次の各項目についてご一読いただき，必要な手続きを行ってください。

アカウントの利用期限

メールアドレスなど，アカウントに付随するサービスは離籍後も30日間ご利用いただけます。また，離籍して30日以内にアカウント利用延長の手続きを行うと，離籍後に最大90日間利用することができます。
参考：アカウントを利用できる期間

利用期限内に行う必要があること

  • 多要素認証について
    学外から接続する際に多要素認証が必要になるシステムがあります。Webメール、利用登録システム、もみじ、いろは、VPN接続等がそれに該当します。
    まだ設定されていない方は多要素認証設定，またはVPN接続設定をして、学外から各システムにログインできるかを確認しておいてください。
    参考：多要素認証，VPN接続
  • パスワードとパスワード未更新ロックの確認
    離籍される前に、パスワードをちゃんと覚えているか、長期間パスワード未変更でアカウントがロックされていないか「利用登録システム」にログインして確認してください。

    • パスワードの確認：利用登録システムにログインして自分のパスワードが正しいか確認し、パスワードを忘れた時のために、パスワード再設定用メールアドレスを登録しておいてください。
    • パスワード未更新でロックされた場合：在籍中は広大ID(学生番号)とパスワードで自身でロック解除ができますが、離籍後はご自身でのロック解除はできません。なお、多要素認証の義務化により、定期的なパスワード変更は必須ではなくなりましたが、2022/2/28 までにパスワード未変更でロックがかかった方はそのままですので、自分でロック解除をしてください。

    参考：パスワードについて，パスワードを忘れたときは，パスワード再設定用メールアドレス登録，パスワード有効期限

  • メールデータの保存とメールアドレスの移行
    • メールデータの保存：必要に応じて，送受信したメールデータを保存しておいてください。アカウントの利用期限が切れるとWebメールにサインインできなくなくなります。メールソフト（Thunderbird推奨）で受信することで、個人PC上にメールファイルを保存することができます。
    • メールアドレスの移行：新しいメールアドレスを取得し必要な関係者に通知して，以後は在籍中のメールアドレス（*****@hiroshima-u.ac.jp）宛にメールを送らないようお知らせください。
      利用期限内は，*****@hiroshima-u.ac.jpに届いたメールを新しいメールアドレスに転送することができます。アカウントが削除されると，転送も終了します。

    参考：広大メール(Win/Macメールアプリ)，利用上の注意 − 転送設定

  • ホームディレクトリのファイルの保存
    利用期限を過ぎると，ホームディレクトリのファイルはすべて削除されます。個人ウェブ用ファイル等，ホームディレクトリに保存しているデータは必要に応じて外部メディア（外付けHDD・USBメモリ等）に保存，またはファイル転送でご自分のPCに保存してください。
    参考：ファイル転送方法 (sftp/scp)
  • OneDrive for Business のファイルの保存
    OneDrive for Business のファイルも，利用期限を過ぎるとすべて削除されます。必要に応じて自分のPCのローカルディスクや，外部メディア（外付けHDD・USBメモリ等）に保存してください。
    参考：OneDrive for Business
  • 各種サービスの管理者の変更
    グループ，ホスティング，メーリングリストの管理者になっている場合は，管理者の追加・変更を行ってください。サービスの継続利用を希望されない場合は，削除を行ってください。
    参考：グループサービス，ホスティングサービス，メーリングリストサービス
  • Teamsで作成したチームの所有者の追加・変更
    Teamsで作成したチームが離籍後すぐに削除されることはありませんが，所有者不在のチームは適切な管理ができなくなります。作成したチームを在籍者が継続利用される場合は，所有者の追加を行ってください。
  • 各種サービスのメンバーからの削除
    グループ，メーリングリスト（受信・送信）のメンバーになっている場合は，管理者にメンバーからの削除を依頼してください。また，グループ（配布方式）のメールの配信先に登録されている場合も，管理者にアドレスの削除を依頼してください。
  • BitLocker回復キーの保存（Windows10，Windows11）
    離籍の際に限った話ではありませんが，予めBitLocker回復キーを保存しておくことをおすすめします。
    BitLocker回復キーは，次の場所から確認・保存ができます。
    Windows スタートメニュー ＞ 歯車のアイコン（設定）＞ 設定の検索欄で「BitLockerの管理」を検索し開く ＞ 回復キーのバックアップ
    また，BitLocker回復キーは広島大学のMicrosoftアカウントに保管されている場合がありますが，離籍後は確認できなくなりますので，在籍中に確認しておく必要があります（予め上記の方法で確認・保存ができていれば必要ありません）。
    Microsoft365ポータルにサインイン ＞ 右上のアカウントのアイコンをクリックして「アカウントを表示」 ＞ 「デバイスの管理」をクリック ＞ 対象デバイスに「BitLockerキーの表示」があればクリック

在職中に行っておいた方が良いこと

HINETのゾーン管理者になっている場合は，管理者の変更，またはゾーンの廃止申請を行ってください。
参考：学内ネットワークの申請－個人管理者

利用されていたサービスについて必要な手続き

  • メーリングリスト，メールマガジン等からの退会
    メーリングリストへの参加やメールマガジンの購読等をされている場合は，退会，アドレス変更等の手続きを行ってください。これを怠ると，管理者に迷惑をかけることになります。 手続きの方法は，サービスの管理者に直接お問い合わせください。
  • 広島大学が提供するマイクロソフト包括ライセンスとウイルス対策ソフトについて
    包括ライセンスで個人所有PCにインストールしたWindows OS (Windows10/11 Education)，Office製品(Microsoft 365 Apps for enterprise/Office365 ProPlus)，ウイルス対策ソフト(ESET for Mac)等は，退職時に必ずアンインストールしてください。
    参考：マイクロソフト包括ライセンス，ウイルス対策ソフトウェア